Ψηφιοποίηση εγγράφων και OCR (Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων)

Όλες οι επιχειρήσεις από την πιο μικρή μέχρι την πιο μεγάλη έχουν ένα ντουλάπι ή ένα δωμάτιο  γεμάτο με λογής έγγραφα που σπανίως χρησιμοποιούν και επεξεργάζονται. Λογικό… η διαχείριση μέχρι και η αναζήτηση ενός εγγράφου, ανάμεσα σε χιλιάδες είναι μια δύσκολη, χρονοβόρα και συνήθως άκαρπη αποστολή. Με την ψηφιοποίηση των εγγράφων μπορείτε να αυξήσετε τον λειτουργικό χώρο της επιχείρησής σας, αλλά το σημαντικότερο, να εκμεταλλευτείτε όλη αυτή την πληροφορία που απλά σκονίζεται με το πέρασμα του χρόνου. Η ψηφιοποίηση εγγράφων και σχεδίων αλλά και η ηλεκτρονική τους αρχειοθέτηση και διαχείριση είναι η αρχή για την μείωση των λειτουργικών εξόδων και την βελτίωση της σχέσης με τους πελάτες και τους συνεργάτες σας.

Καθώς η ζήτηση για υψηλής ποιότητας υπηρεσίες ψηφιοποίησης έχει αυξηθεί, το Φωτοτυπικό και Μεταφραστικό Κέντρο Πειραιά - Μανωλάκος, συνεχίζει να επενδύει σε λύσεις υψηλής τεχνολογίας για την ψηφιοποίηση εγγράφων και την ψηφιοποίηση σχεδίων. Ανεξάρτητα από τα χαρακτηριστικά και τη συνολική έκταση του έργου, έχουμε τον εξοπλισμό, το προσωπικό και την τεχνογνωσία για να ολοκληρωθεί η ψηφιοποίηση των εγγράφων και των σχεδίων στην ώρα τους και με βάση τις προδιαγραφές που ορίσατε.

Εφημερίδες, χάρτες, αφίσες, φωτογραφίες, έργα τέχνης, σχέδια, εγχειρίδια χρήσης, σημειώσεις, προσωπικά αρχεία, ακαδημαϊκά έγγραφα, αποδείξεις, τιμολόγια, νομικά έγγραφα και διάφοροι άλλοι τύποι εγγράφων είναι πιο εύκολα διαχειρίσιμα και ασφαλή όταν βρίσκονται σε ηλεκτρονική μορφή. Κάποια από αυτά μπορούν πολύ εύκολα να ψηφιοποιηθούν από το ADF (Αυτόματο Τροφοδότη Εγγράφων - Automatic Document Feeder), τι συμβαίνει, όμως, με τα έγγραφα που είναι ταλαιπωρημένα από το χρόνο και τη χρήση με αποτέλεσμα το ADF να μην αποτελεί αξιόπιστη, ασφαλή και ποιοτική επιλογή; Σε πολλές περιπτώσεις πριν την έναρξη της διαδικασίας της ψηφιοποίησης εγγράφων απαιτείται προετοιμασία. Πρέπει να αφαιρεθούν όλοι οι συνδετήρες, τα συρραπτικά, οι ταινίες και οι τσακίσεις από τις γωνίες των σελίδων. Σε αυτήν την περίπτωση, το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα του προσωπικού μας είναι η απαραίτητη τεχνογνωσία για την ορθή ψηφιοποίηση οποιουδήποτε εγγράφου σε οποιαδήποτε μορφή, ιδιαίτερα όταν απαιτείται η διαδικασία OCR.

Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων - Optical Character Recognition

Υπάρχουν διάφορες τεχνικές αναγνώρισης χαρακτήρων. ανάλογα με τον τύπο του κειμένου επιλέγετε και την κατάλληλη. Στην περίπτωση των χειρόγραφων κειμένων χρησιμοποιείται η ICR (Intelligent Character Reading - Έξυπνη Αναγνώριση Χαρακτήρων), ενώ στις περιπτώσεις εντύπων που συμπληρώνονται με βάση τις διαθέσιμες επιλογές (π.χ. ερωτηματολόγια) η κατάλληλη είναι η OMR (Optical Mark Recognition). Η πλέον όμως συνηθισμένη - εάν όχι σταθερή απαίτηση για την ψηφιοποίηση εγγράφων - είναι και η OCR (Optical Character Recognition - Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων ή αλλιώς Αυτόματη Αναγνώριση Χαρακτήρων Κειμένου). Ψηφιοποίηση εγγράφων με OCR είναι η διαδικασία που ειδικές εφαρμογές “διαβάζουν” κάθε χαρακτήρα στο ψηφιοποιούμενο κείμενο και το μετατρέπουν σε γράμμα του αλφάβητου της γλώσσας που έχει οριστεί. Ο συνδυασμός των γραμμάτων δημιουργεί λέξεις, πράγμα που επιτρέπει στον χρήστη την αναζήτηση διαφόρων λέξεων μέσα στο κείμενο ή μέσα σε ένα αρχείο με διάφορα ψηφιοποιημένα έγγραφα. Η επιτυχία της διαδικασίας εξαρτάται από την ποιότητα του εγγράφου προς ψηφιοποίηση. Μουτζούρες και χειρόγραφο κείμενο θα επηρεάσουν αρνητικά το τελικό αποτέλεσμα. 

Σε συνδυασμό με την σωστά κωδικοποιημένη αρχειοθέτηση των ψηφιοποιημένων εγγράφων, μπορούν να μετατραπούν σε μια βιβλιοθήκη με πληροφορίες χρήσιμες για την επιχείρηση.

Τολμήστε να κάνετε ένα μικρό βήμα για εσάς, ένα μεγάλο βήμα για την επιχείρησή σας.

Ψηφιοποίηση τώρα!