Ψηφιοποίηση εγγράφων

Με στόχο τις όλο και αυξανόμενες απαιτήσεις των πελατών μας για ποιοτική και γρήγορη ψηφιοποίηση εγγράφων επενδύουμε σε μηχανήματα τελευταίας τεχνολογίας στην ψηφιοποίηση εγγράφων μικρού και μεγάλου μεγέθους. Στελεχώνουμε την ομάδα μας με πεπειραμένα μέλη και κρατάμε ψηλά τον πήχη της ποιότητας των παραδοτέων. Υπάρχουν αμέτρητα οφέλη της ψηφιοποίησης εγγράφων και οι εταιρείες πλέον το ξέρουν και το βλέπουν.

Μερικά από τα πλεονεκτήματα που οι εταιρείες επενδύουν στη ψηφιοποίηση εγγράφων και της ηλεκτρονικής τους διαχείρισης είναι τα εξής:

1. Έχουν χαμηλό κόστος αποθήκευσης σε σχέση με μια φυσική αποθήκη
2. Μπορούν να αποθηκευτούν με ασφάλεια
3. Μπορούν να ενημερώνονται εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια κάθε φορά που απαιτείται
4. Μπορούν να μοιραστούν με ασφάλεια - είτε ως ένα κρυπτογραφημένο URL ή ως συνημμένο
5. Η αναζήτηση των αρχείων με λέξεις-κλειδιά είναι πλέον μια γρήγορη υπόθεση
6. Μπορούν να ανακτηθούν γρήγορα

Σε προηγούμενο άρθρο είχαμε αναφερθεί σε ένα έργο που φέραμε εις πέρας σχετικά με την ψηφιοποίηση εγγράφων και αποθήκευση σε ηλεκτρονική πλατφόρμα. Είχαμε τονίσει ότι η ψηφιοποίηση των εγγράφων μιας εταιρείας δεν είναι απλώς τάση, αλλά παράγοντας επιβίωσης για την εταιρεία.

Η σημαντικότητα αυτού του παράγοντα εμφανίστηκε προ ημερών στα γραφεία της εταιρείας μας από μια ναυτιλιακή εταιρεία, από τις μεγαλύτερες στον κόσμο, και ζητούσαν την ψηφιοποίηση εγγράφων και πιο συγκεκριμένα περίπου 20.000 σελίδες Α4 και Α3 και πάνω από 180 τετραγωνικά σχεδίων. Ο όγκος του έργου δεν είναι μεγάλος, εάν διαθέτεις τα σωστά μηχανήματα, αλλά η υλοποίηση των απαιτήσεων, απαιτούσε χρόνο, κάτι που δεν υπήρχε. Οι προδιαγραφές που ορίστηκαν από τη ναυτιλιακή εταιρεία ήταν: έγχρωμη ψηφιοποίηση εγγράφων, ανάλυση στα 300dpi, ανάλυση από το OCR εργαλείο, ούτως ώστε το κείμενο να είναι αναζητήσιμο, και αποθήκευση σε μορφή pdf.

Ήταν μια πρόκληση για πολλούς λόγους, 1) ήταν η πρώτη φορά που συνεργαζόμασταν με την συγκεκριμένη ναυτιλιακή εταιρεία και όπως λένε the first impression is the last impression, 2) τα αρχεία θα τα έδινε η ναυτιλιακή σε μια άλλη εταιρεία, οπότε η ποιότητα των αρχείων θα καθρέπτιζε την ίδια την ναυτιλιακή γιατί θα έδειχνε το υψηλό επίπεδο των προμηθευτών της και τα αυστηρά κριτήρια ποιότητας με τα οποία  τους επιλέγει, 3) ο χρόνος δεν ήταν αρκετός, γι αυτό και αποφάσισαν να αναζητήσουν για προμηθευτή ενώ ήδη είχαν, αλλά ο χρόνος που τους είχε δώσει δεν ήταν αποδεκτός, 4) τα έγγραφα έπρεπε να είναι προστατευμένα 24/7 αφού περιείχαν ευαίσθητες λεπτομέρειες σχετικά με την εταιρεία.

Παρόλο που τα στατικά ήταν εναντίον μας η διαδικασία για την ψηφιοποίηση των εγγράφων ξεκίνησε οργανωμένα από 2 ομάδες των 3 ατόμων, σε έναν ειδικά διαμορφωμένο χώρο στο εργαστήριο της εταιρείας μας, το οποίο δεν είναι προσβάσιμο στο κοινό και διαθέτει υψηλών προδιαγραφών φυσική ασφάλεια. Η σύνθεση της κάθε ομάδας ήταν από 1 άτομο το οποίο ήταν υπεύθυνο για την ψηφιοποίηση των εγγράφων και την παρακολούθηση αυτών και άλλα 2 άτομα που ήταν υπεύθυνα για τον ποιοτικό έλεγχο του κάθε αρχείου. Αξίζει να σημειωθεί ότι ο έλεγχος δεν ήταν δειγματοληπτικός, αλλά αφορούσε το 100% του πληθυσμού.

Το δείγμα ή όπως στη συγκεκριμένη περίπτωση ο πληθυσμός που θα αποφασίσεις να ελέγξεις είναι σημαντικός και ορίζει την ποιότητα του αποτελέσματος. Στην ψηφιοποίηση εγγράφων ο έλεγχος στο σύνολο του πληθυσμού είναι σημαντικός γιατί ποτέ δεν μπορείς να είσαι σίγουρος για 2 φύλλα που έχουν κολλήσει μεταξύ τους ή ένα στραβό σκανάρισμα μια σελίδας μέσα στις χιλιάδες. Το ίδιο σημαντικά είναι η ψηφιοποίηση και ο έλεγχος των σχεδίων, αφού όσο πιο σωστά ψηφιοποιηθούνε τόσο μεγαλύτερη επιτυχία θα έχει στην OCR διαδικασία.

Το έργο ολοκληρώθηκε και παραδόθηκε σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα και τις απαιτήσεις της εταιρείας. Στην εταιρεία μας το τελικό άριστο αποτέλεσμα και η θετική γνώμη του πελάτη μας είναι το πιο σημαντικό μέρος του έργου. Οι επενδύσεις που κάνουμε σε τεχνολογία και ανθρώπινο δυναμικό δικαιώνει την απόφαση της κάθε εταιρείας να συνεργαστεί μαζί μας για πρώτη φορά. Στόχος μας… να μην είναι η τελευταία.