Ψηφιοποίηση εγγράφων: Πώς ένα βουνό από χαρτιά μετατρέπεται σε ψηφιακό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα

Ο ανταγωνισμός αυξάνεται καθημερινά σε όλους τους κλάδους των επιχειρήσεων. Η ανάγκη για εκμετάλλευση πληροφοριών, για τη δημιουργία ενός νέου προϊόντος, ή μιας νέας υπηρεσίας, με απώτερο σκοπό την αύξηση του πελατολογίου και των εσόδων της επιχείρησης έχουν οδηγήσει ένα μεγάλο ποσοστό των επιχειρήσεων στην οργάνωση του ανεξέλεγκτου όγκου πληροφοριών, άλλων τυπωμένων σε χαρτιά και άλλων αποθηκευμένων σε διάφορα ηλεκτρονικά αποθηκευτικά μέσα. Αυτό που στοχεύουν είναι στην γρήγορη άντληση πληροφοριών που χρειάζονται για την επιχείρηση.

Οι διαδικασίες των περισσότερων επιχειρήσεων έχουν βασιστεί στην ανταλλαγή εγγράφων. Τιμολόγια, φορτωτικές ή ακόμα και η εσωτερική αλληλογραφία γίνεται με τυπωμένα έγγραφα. Ο λόγος είναι τις περισσότερες φορές η υπογραφή, που πρέπει να βάζει ο αποστολέας. Αυτή η κουλτούρα που έχουν δημιουργήσει οι επιχειρήσεις και βάση της οποίας λειτουργούν εδώ και πολλά χρόνια είναι και η μεγαλύτερη πρόκληση για μια επιχείρηση, που θα αποφασίσει να αλλάξει τις βασικές της διαδικασίες και να βελτιώσει τον τρόπο, που επεξεργάζεται τις πληροφορίες, που συλλέγει καθημερινά.

Υπάρχει μια μερίδα επιχειρήσεων που αποφεύγουν την απότομη αλλαγή των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων κάνοντας καμπάνιες προώθησης για τη ψηφιοποίηση εγγράφων, με άριστα αποτελέσματα. Τι κάνουν:

1. Επενδύουν σε scanners και προτρέπει τους υπαλλήλους να ψηφιοποιούν τα έγγραφα.
2. Τα απαραίτητα έγγραφα διανέμονται με ηλεκτρονικά μηνύματα και πλατφόρμες εσωτερικής επικοινωνίας.
3. Δημιουργούν πλατφόρμες αποθήκευσης επαγγελματικών καρτών.
4. Μειώνουν τους εκτυπωτές και αλλάζουν τις διαδικασίες, που απαιτούν τυπωμένα έγγραφα.
5. Ζητάνε από τις τράπεζες την κατάργηση των έντυπων εγγράφων κίνησης λογαριασμών και στρέφεται στα e-statements.
6. Επενδύουν σε εφαρμογές cloud.
7. Ζητάνε από τους προμηθευτές ηλεκτρονικά τιμολόγια και άλλα έγγραφα.
8. Επικροτούν υπαλλήλους, που εργάζονται χωρίς τυπωμένα έγγραφα.

Ψηφιοποίηση εγγράφων και ηλεκτρονικά έγγραφα

Από θέμα χώρου είναι λογικό ότι τα ηλεκτρονικά έγγραφα χρειάζονται λιγότερο από ότι τα τυπωμένα, η αρχειοθέτησή τους είναι πιο εύκολη, και η αναζήτηση πληροφοριών γίνεται πολύ πιο γρήγορα. Φανταστείτε μια αποθήκη γεμάτη από αρχειοθήκες, με έγγραφα ετών να είναι προσβάσιμα με ένα απλό “search”.

Μείωση λειτουργικού κόστους

Ίσως ο πιο σημαντικός και κατανοητός λόγος για να στραφεί μια επιχείρηση στη ψηφιοποίηση εγγράφων. Είναι η μείωση του κόστους στο χαρτί, το μελάνι και τον αποθηκευτικό χώρο, που απαιτούνται για τα τυπωμένα έγγραφα.

Εύκολη πρόσβαση και ασφάλεια

Το σύστημα πρόσβασης πρέπει να παρέχει ασφάλεια, χωρίς να εμποδίζει την καθημερινότητα των ανθρώπων, που αναζητούν πληροφορίες για να πάρουν κρίσιμες αποφάσεις για την επιχείρηση. Οι “decision makers” πρέπει να έχουν πρόσβαση από παντού, εύκολα και γρήγορα, διότι η λειτουργία για ανάπτυξη και κερδοφορία μιας επιχείρησης δημιουργεί ανταγωνισμό, που πολύ θα ήθελε να αποκτήσει πρόσβαση στις πληροφορίες, που τους παρέχουν ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.

Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση

Η διαδικασία για τη ψηφιοποίηση εγγράφων ολοκληρώνεται με την σωστή επιλογή ενός συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Η τελευταία και πιο βασική επένδυση, αφού εκεί θα αποθηκευτούν όλες οι πληροφορίες, που συλλέγει και εκμεταλλεύεται η επιχείρηση. Ποια έγγραφα θα ψηφιοποιούνται, με τι τεχνικά χαρακτηρίστηκα, ποιος θα έχει πρόσβαση και από που, είναι μερικές από τις ανάγκες, που πρέπει να καλυφθούν από το υποψήφιο σύστημα ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης.

Η επιλογή ενός συστήματος ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης μπορεί να δώσει φτερά στην επιχείρηση και η αποτελεσματικότητά του θα φανεί από τις πρώτες μέρες. Μόνο από την ταχύτητα συλλογής πληροφοριών, το ανθρώπινο δυναμικό δεν θα σκεφτεί ποτέ να επιστρέψει στις παλιές συνήθειες. Επικοινωνήστε μαζί μας για να δημιουργήσουμε μαζί το δικό σας ψηφιακό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα.

Η ψηφιοποίηση είναι μια διαδικασία, που απαιτεί εξειδικευμένο εξοπλισμό και συστήματα για το σκανάρισμα εγγράφων και την ηλεκτρονική τους αποθήκευση σε πραγματικό χρόνο. Έτσι, οι πληροφορίες είναι άμεσα διαθέσιμες για την εκμετάλλευσή τους, κάτι που παλιά θα χρειαζόταν αρκετές εργατοώρες για τη συλλογή τους και μόνο. Το κόστος για την αγορά αλλά και τη συντήρηση του επαγγελματικού εξοπλισμού, που απαιτείται για την ψηφιοποίηση εγγράφων, είναι αρκετά μεγάλο και πολλές επιχειρήσεις αποφασίζουν να βρουν προμηθευτή, που εξειδικεύεται στην ψηφιοποίηση εγγράφων. Το Φωτοτυπικό & Μεταφραστικό Κέντρο Πειραιά Μανωλάκος, έχει τον κατάλληλο επαγγελματικό εξοπλισμό για την ψηφιοποίηση εγγράφων αλλά και σχεδίων. Η εμπειρία μας και τα αποτελέσματα της δουλειάς μας είναι οι βασικοί παράγοντες για τις μόνιμες εταιρικές μας συνεργασίες.