Ψηφιοποίηση (σκανάρισμα) εγγράφων

Η ψηφιοποίηση εγγράφων ή αλλιώς το σκανάρισμα εγγράφων, είναι μια πολύ σημαντική διαδικασία για τις επιχειρήσεις, γιατί εκτός από τη μείωση του λειτουργικού κόστους, δίνει πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες σε ανθρώπους που τις χρειάζονται.
Δυστυχώς, ακόμα και σήμερα υπάρχει μια μερίδα επιχειρήσεων, που υποτιμάει την ψηφιοποίηση εγγράφων. Ακόμα και εάν, πολλές φορές, έχουν αφιερώσει πολλές εργατοώρες στην προσπάθειά τους να βρουν ένα χαρτί, που περιέχει σημαντικές πληροφορίες, αλλά έχει κατά λάθος αποθηκευτεί σε λάθος φάκελο ή χάθηκε κατά τη διάρκεια του “ξεκαθαρίσματος”.

Ψηφιοποίηση εγγράφων και αποθήκευση με βάση Νόμου

Η στροφή των επιχειρήσεων σε ψηφιοποίηση εγγράφων και στην ηλεκτρονικής τους αποθήκευση και διαχείριση, ώθησε τις κυβερνήσεις διαφόρων χωρών να ορίσουν μια σειρά από Νόμους σχετικά με την ψηφιοποίηση και αποθήκευση εγγράφων αλλά και για την εκμετάλλευση των πληροφοριών, που αντλούν από αυτά τα έγγραφα. Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις επιχειρήσεων, που αναγκάζονται να κρατάνε φορολογικά έγγραφα, συμβάσεις, συμβόλαια κ.α. για 5 και ίσως παραπάνω χρόνια. Η ασφαλής όμως αποθήκευση αυτών των εγγράφων απαιτεί κόστος, κόστος για τον αποθηκευτικό χώρο, κόστος για την φύλαξη του, κόστος για την αναζήτησή τους.
Η ψηφιοποίηση εγγράφων ή αλλιώς το σκανάρισμα εγγράφων, έρχεται για να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να ανταπεξέλθουν στις απαιτήσεις των νόμων, να μειώσουν το λειτουργικό τους κόστος και ταυτόχρονα να εκμεταλλευτούν στο μέγιστο τις πληροφορίες, που απορρέουν από τα έγγραφα προς ψηφιοποίηση.

Ψηφιοποίηση εγγράφων πλεονεκτήματα

Μείωση αποθηκευτικού χώρου

Ψηφιοποίηση εγγράφων σημαίνει μείωση του κόστους του αποθηκευτικού χώρου. Μετατρέψτε τα έγγραφα, που βρίσκονται σε αποθηκευτικούς χώρους, σε ντουλάπια στα διάφορα τμήματα και σε διάφορα κουτιά σε ψηφιακά, ελευθερώστε χώρο και εξοικονομήστε χρήματα.

Μείωση κόστους

Εκτός από τον αποθηκευτικό χώρο, μειώνεται και το κόστος των εργατοωρών, που απαιτούνται για την ανεύρεση πληροφοριών, αφού όλες οι πληροφορίες είναι ψηφιακές και η αναζήτηση γίνεται σε χρόνο μηδέν.

Εταιρική υπευθυνότητα

Η ψηφιοποίηση εγγράφων δημιουργεί αυτόματα και τον σεβασμό της επιχείρησης στο περιβάλλον, αφού μειώνεται η κατανάλωση χαρτιού, που απαιτείται για φωτοτυπίες και εκτυπώσεις. Όλη η διαδικασία δημιουργίας και ανταλλαγής εγγράφων, εσωτερικά της επιχείρησης, αλλά και με τους εξωτερικούς συνεργάτες και προμηθευτές, γίνεται ηλεκτρονικά.

Τα γραπτά μένουν

Μια έκφραση που χρησιμοποιεί ο λαός εδώ και πολλά χρόνια. Επειδή λοιπόν τα γραπτά, όντως μένουν, και είναι αποδεικτικά στοιχεία, οι επιχειρήσεις τα προσέχουν ως κόρη οφθαλμού. Η ψηφιοποίηση εγγράφων σε συνδυασμό με ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, εκτός το ότι προσφέρει πρόσβαση σε άκρως απόρρητες πληροφορίες σε ένα ασφαλές περιβάλλον, επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν χρήσιμες πληροφορίες, όπως, συμβόλαια, συμβάσεις, αλληλογραφία κ.α.

Ασφάλεια

Η ψηφιοποίηση εγγράφων εκτός από τα προαναφερθέντα, προσφέρει ένα αίσθημα ασφάλειας και ηρεμίας στην επιχείρηση, αφού τα ψηφιοποιημένα έγγραφα εκτός το ότι είναι ασφαλή, δεν πρόκειται να χαθούν, να καταστραφούν ή να αλλοιωθούν. Η ψηφιοποίηση εγγράφων, ενώ δεν δεσμεύει τον χρήστη από την επεξεργασία τους, προστατεύει τις πληροφορίες, που απορρέουν από τα έγγραφα.

Για να ολοκληρωθεί το “success story”, που προσφέρει η ψηφιοποίηση εγγράφων είναι απαραίτητο ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Δίνει δεκάδες δυνατότητες στους χρήστες και ταυτόχρονα και στην ίδια την επιχείρηση. Δεν είναι λίγες οι φορές, που την ψηφιοποίηση εγγράφων ακολουθεί η διαδικασία οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR). Κάτι που όλο και πιο συχνά ζητάνε οι επιχειρήσεις, που μας επισκέπτονται.

Στο Φωτοτυπικό και Μεταφραστικό Κέντρο Πειραιά ΜΑΝΩΛΑΚΟΣ διαθέτουμε την τεχνογνωσία και τον απαραίτητο επαγγελματικό εξοπλισμό για την ψηφιοποίηση εγγράφων ανεξαρτήτου όγκου και προδιαγραφών. Απόδειξη είναι τα χιλιάδες έγγραφα που έχουμε, όχι μόνο ψηφιοποιήσει, αλλά και αρχειοθετήσει σε διάφορα συστήματα διαχείρισης εγγράφων.

Εάν ενδιαφέρεστε να πάτε την επιχείρησή σας ένα βήμα πιο κοντά στο μέλλον με τη ψηφιοποίηση εγγράφων, επικοινωνήστε μαζί μας και καρπωθείτε τα αποτελέσματα. Διαθέτουμε πολυετή εμπειρία και προσφέρουμε αξεπέραστης ποιότητας υπηρεσίες και λύσεις για τη ψηφιοποίηση εγγράφων ή το σκανάρισμα εγγράφων.