Ψηφιοποίηση (σκανάρισμα) εγγράφων και ηλεκτρονικό αρχείο

Με την οικονομική κρίση ο ανταγωνισμός μεταξύ των επιχειρήσεων έχει χτυπήσει κόκκινο. Πλέον, κάθε επιχειρηματικός οργανισμός αναζητά να αλιεύσει δεδομένα από τα ήδη υπάρχοντα που έχουν συγκεντρώσει, ώστε να αναλύσουν την αγορά και τις ανάγκες των καταναλωτών και, τελικά, να αυξήσουν το πελατειακό τους κοινό.

Προ οικονομικής κρίσης, οι επιχειρήσεις προτιμούσαν χειρόγραφες φόρμες, τις οποίες αποθήκευσαν, αρχικά σε μικρούς χώρους εντός της επιχείρησης και κατόπιν σε μεγάλους ξεχωριστούς χώρους, τους οποίους μίσθωναν αβλεπί σχεδόν. Η αποθήκευση όλων αυτών των δεδομένων ήταν μέχρι πρότινος μία διαδικασία γραφειοκρατική που εφαρμοζόταν μεν, γιατί έτσι έλεγαν τα βιβλία, αλλά δεν είχαν καμία πρακτική σημασία. Σήμερα, όμως, όλη αυτή η “χαρτούρα” στάθηκε αρκετή για να βοηθήσει πολλές επιχειρήσεις να επιβιώσουν, να ανακάμψουν και να ανθίσουν ακόμα και στην εποχή των ισχνών αγελάδων.

Ένα τηλεφώνημα μια μέρα στα γραφεία μας το επιβεβαίωσε. Μεγάλη εταιρεία που ασχολείται με βιομηχανικά προϊόντα αποφάσισε να ψηφιοποιήσει όλα τα αρχεία (χειρόγραφα, φωτοτυπίες, φωτογραφίες κτλ), για την αποθήκευση των οποίων ξόδευαν μερικές χιλιάδες ευρώ μηνιαίως. Η αποθήκευση των αρχείων θα γινόταν σε μια ηλεκτρονική πλατφόρμα (Enterprise Content Management system), στην οποία θα έχουν πρόσβαση μόνο οι υπάλληλοι της εταιρείας.

Η εταιρεία μάς επισήμανε, ότι τα συγκεκριμένα αρχεία περιέχουν ευαίσθητα δεδομένα, από προσωπικές πληροφορίες πελατών, εταιρικά δεδομένα και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να “πέσουν” σε λάθος χέρια. 

Κακά τα ψέματα, τέτοιες πληροφορίες όταν βγαίνουν από έναν εταιρικό φυλασσόμενο χώρο για να πάνε σε έναν τρίτο χώρο, σε κρατάει ξύπνιο τα βράδια. Ξέρουμε ότι η εμπιστοσύνη ορίζει την επιτυχία μιας επαγγελματικής σχέσης και στην δουλειά μας το λαμβάνουμε προσωπικά. Για το συγκεκριμένο project δημιουργήθηκε ξεχωριστός χώρος προστατευμένος με διάφορες μορφές φυσικής ασφάλειας και με περιορισμένη πρόσβαση στο διαδίκτυο αρκετή ώστε να αποθηκεύονται τα αρχεία σε έναν cloud server.

Αφού λάβαμε τις επιθυμητές τεχνικές προδιαγραφές από την εταιρεία σχετικά με τον τύπο, την ανάλυση και την ονοματολογία των αρχείων ξεκινήσαμε την διαδικασία. Τέσσερα άτομα ήταν υπεύθυνα για την ψηφιοποίηση των αρχείων. Δύο έκαναν την ψηφιοποίηση του εκάστοτε και οι άλλοι δύο τον τελικό έλεγχο ποιότητας του αρχείου. Υπάρχουν πολλά παραδείγματα αρχείων που ψηφιοποιήθηκαν στραβά, ή κάποια κομμάτια δεν βγήκαν, ή χρειάζονται επεξεργασία για να είναι άνετα στην ανάγνωση. Απαιτούμαι ποιότητα και έχουμε θέσει τον πήχη πολύ ψηλά!

Ένα μήνα μετά την ολοκλήρωση του έργου επικοινωνήσαμε με την εταιρεία με σκοπό να ρωτήσουμε εάν όλα είναι όπως ακριβώς τα επιθυμούσαν και δεν είχαν βρει κάποιο “προβληματικό” αρχείο. Ο υπεύθυνος του έργου από την πλευρά της εταιρείας ήταν εκτός γραφείου αλλά η αντίδραση που πήραμε από το τμήμα των Operations, δεν θα πω ότι μας κατέπληξε αλλά η αποδοχή του κόσμου σε αυτό το νέο τρόπο αποθήκευσης των αρχείων ήταν μια μεγάλη ανακούφιση γι’ αυτούς.

Παρατηρήσεις όπως:

• Μπορούμε ταυτόχρονα 2-3 άτομα να κοιτάμε το ίδιο αρχείο και να δουλεύουμε πάνω σε αυτό.
• Έχω πρόσβαση από παντού, αρκεί να έχω το laptop της εταιρείας.
• Η αναζήτηση πληροφοριών είναι πλέον παιχνιδάκι. Βρήκα πληροφορίες που δεν ήξερα ότι υπήρχαν.

Η ψηφιοποίηση εγγράφων και το ηλεκτρονικό αρχείο είναι μια λύση που κερδίζει όλο και μεγαλύτερο έδαφος στον κόσμο των επιχειρήσεων, είτε για μείωση κόστους, είτε για την καλύτερη εκμετάλλευση των πληροφοριών που συλλέγουν καθημερινά. Μειώνει τα λειτουργικά έξοδα μιας επιχείρησης και ταυτόχρονα αυξάνει την λειτουργική της απόδοση χωρίς να διακινδυνεύει την ποιότητα των υπηρεσιών ή/και των προϊόντων της.

Επικοινωνήστε μαζί μας για την ψηφιοποίηση των εταιρικών σας αρχείων, την διαχείριση του Enterprise Content Management (ECM) εργαλείου σας και ξεχωρίστε από τον ανταγωνισμό.